KAIROS3ではリードの一括アップロードをCSVで行えます。いままでExcelで管理していた顧客データを最初に一括登録して始めることが多いと思います。

また、登録されているリードのリードタグ等を一括で修正したくなったり、新しく追加した自由定義項目を更新したりなどで多くのデータをまとめて修正したくなることがあると思います。

そういった時に一括処理の機能を使いますが、コツを掴まないとよくわからないエラーでまったくうまくいかない事態になりますので、最初にマスターしておきましょう。

KAIROS3のアップロード機能は不親切なので、いきなり一括処理のメニューを開いてもよくわからないと思います。まずはアップロードする前準備としてリードメニューを開いてください。

最初にサンプルリードとして貴方が登録されています。

最初にこのデータを編集します。

ふりがななど、登録されていない項目があるので、一旦すべての項目をダミーでもいいので入力してください。

ポイントとして、電話番号はハイフン付きにしておきます。これはダウンロードしたCSVファイルをEXCELで開いたときに、ハイフンが無いと数字として扱われ、最初のゼロが消されてしまうためです。

自由定義項目で追加した項目もすべて埋めておきます。特に複数選択可能なチェックボックスを複数選んだときにどういう形でダウンロードされてくるのかを確認してください。

次に、データ管理メニューから一括処理を選択します。

一括処理では「リード」と「会社」をダウンロード、アップロードできますが、とりあえず会社は必要になるまで忘れておきましょう。

最初に先程編集したリードをダウンロードします。

CSVには「SJIS」と「UTF8」の形式がありますが、これは文字コードといって、WINDOWSは「SJIS」,MACは「UTF8」という文字コードが使われています。ですが、EXCELはどちらも「SJIS」で共通なので「UTF8」を使うことは普通の人はありません。

1件しか登録されてませんので、条件は全てのままでOKです。

CSVファイルはZIP形式で圧縮されてダウンロードされます。その際にZIPファイルにパスワードを設定することが出来るようになっています。顧客データは重要機密ですので取り扱いに注意しましょう。

名前をつけて保存します。

ダウンロードをしたファイルを解凍してエクセルで開きます。

ごく普通のEXCELファイルになります。そのせいで良いことと悪いことがありますが、使い慣れたEXCELで出来ることをメリットと考えて、問題が置きても強引に何とかしましょう。

データのアップロードは、基本このファイルを項目の順番を変えずに編集するとうまくいきます。KAIROS3のアップロード機能は、手持ちのファイルを自由にアップロード出来るわけではないので、これが大事なポイントです。

アップロード用のエクセルシートを作るにあたって、いくつかポイントがあります。

「メール配信可否」の項目は、「承諾」「未承諾」の漢字で設定します。「未承諾」にするとメール配信がされなくなるので、最初のアップロード時は「承諾」の文字を固定で入れることになります。

「担当ユーザ」の項目は、リードの担当営業マンが決まっていれば指定する項目です。名前ではなくてメールアドレスをセットします。元データが名前になっているのであれば、置換なりVLOOKUPなりでメールアドレスに変更しましょう。

「ラジオボタン」の項目は、選択肢の文字になります。1,2,3,4やtrue,falseのようなシステマチックなコードはKAIROS3では出てきません。

複数選択項目や、リードタグなど、一つの項目に複数の値が入るケースでは、カンマで区切られます。しかし、そもそもカンマ区切り形式は、項目がカンマで区切られるので、項目の中をカンマで区切ると当然ややこしいことになります。ここも注意ポイントです。

試しに、もう1行サンプルデータとして追加してみて、CSVファイルで保存してみましょう。

ちょっと長くなりすぎたので、アップロードとエラーの回避の仕方について別記事で説明します。